W życiu wielu firm, instytucji i organizacji pozarządowych pandemia na pewno przyspieszyła jeden proces – wdrażania systemów pracy zdalnej. Tak też dzieje się w licznych organizacjach, które – pomimo powrotu po kilkutygodniowych lockdownach do biur – nadal korzystają z dobrodziejstw, jakie dla pracy częściowo przynosi technologia.

Trochę w domu, trochę w biurze.

W sytuacji wymuszonej przez pandemię koronawirusa zarząd Centrum Rozwoju Inicjatyw Społecznych CRIS z Rybnika podjął decyzję o zmianie sposobu organizacji pracy i wprowadził tzn. system hybrydowy, gdzie łączy się pracę zdalną z pracą w biurze. System ten jest przyjazny dla pracowników, którzy chcą i mogą częściowo wykonywać pracę w domu, a dodatkowo zwiększa poziom bezpieczeństwa „antywirusowego” (mniej osób spotyka się jednocześnie w biurze). Wszyscy pracownicy są zobowiązani do udziału w ogólnym zebraniu jednego dnia tygodnia (w czasie funkcjonowania obostrzeń zebrania odbywają się online). Zazwyczaj tego samego dnia odbywają się spotkania w zespołach projektowych w formule tzn. SCRUMa (mogą się odbywać także online). Poza tym dniem każdy z pracowników jest zobowiązany pracować 2 dni w tygodniu w biurze, a pozostałe 2 dni może pracować zdalnie.

Narzędzia pracy hybrydowej.

Istotnym elementem pracy hybrydowej są narzędzia komunikacyjne, które ułatwiają planowanie
i realizację współpracy pracowników całej organizacji, jak i zespołów poszczególnych projektów.

Do tego celu w CRISie wykorzystuje się przede wszystkim darmowy kalendarz Google, gdzie każdy pracownik zaznacza dni swojej obecności biurze i dni pracy zdalnej, a także godziny spotkań, wyjść czy działań poza biurem i miejscem wykonywania pracy zdalnej. Stosowanie kalendarza jest obowiązkowe dla każdego i każdy ma wgląd w harmonogram pozostałych osób. Dzięki temu wszyscy posiadają wiedzę o tym, gdzie kto w danym momencie przebywa i co robi.

Drugim ważnym narzędziem jest SLACK. Ta – również bezpłatna – aplikacja pozwala na bieżącą komunikację. Jej zaletą jest to, że w odróżnieniu od innych komunikatorów, pozwala tworzyć kanały komunikacji przypisane dla poszczególnych projektów, zadań czy grup roboczych, a także służy wyłącznie komunikacji w sprawach zawodowych, dzięki czemu podczas korzystania z niej nie zakłócają niczyjej uwagi zdjęcia kotów czy noworodków.

Trzecim stosowanym w CRIS narzędziem pracy hybrydowej są ZOOM oraz Google Meetings. Ta pierwsza w wersji płatnej, a druga w wersji darmowej. Organizacje pozarządowe mogą wykupić za pośrednictwem platformy TechSoup zniżkę na roczny abonament w ZOOM – koszt zniżki to około 280 zł, a koszt abonamentu ze zniżką to około 700 zł. Roczna subskrypcja ZOOMa bez zniżki, to koszt około 4-5 tys. zł (zależnie od konfiguracji). Google Meetings jest bezpłatne, jednak ma zastosowanie głównie do spotkań w małych grupach, ZOOM natomiast pozwala organizować m.in. webinary dla bardzo dużej (do 10 tys.) liczby odbiorców.

Te cztery proste narzędzia (plus oczywiście tak podstawowe jak skrzynka mailowa czy telefon) w zupełności wystarczają do tego, aby praca zdalna czy hybrydowa przebiegała bez zakłóceń.

SCRUM, czyli jak ułatwić zarządzanie wieloma projektami realizowanymi przez wiele osób w wielu lokalizacjach.

W okresie okołopandemicznym w CRISie wprowadzona została także nowa metodyka zarządzania projektami, oparta na filozofii Agile (zwinność) - SCRUM. SCRUM to zestaw procedur ułatwiających pracę zespołową i realizację złożonych zadań przez zespół współpracujących ze sobą osób. Do praktycznej realizacji SCRUMa wystarczą opisane powyżej narzędzia i znajomość metody.

SCRUM (z ang. młyn, przepychanka, ciasny tłum) to ramy postępowania przydatne w procesach wytwarzania, dostarczania i utrzymywania złożonych produktów lub usług. Istotą metody są samoorganizujące się i międzyfunkcjonalne zespoły, których członkowie przyjmują wartości zaangażowania, odwagi, skupienia, otwartości i poszanowania. W SCRUMie mamy do czynienia
z jasnym i prostym podziałem zadań i sposobem organizowania i kontrolowania pracy.

Narzędziem, które ułatwia pracę ze SCRUMem jest aplikacja Trello (w ograniczonej, aczkolwiek wystarczającej dla średniej wielkości organizacji wersji jest darmowa) – pozwala ona tworzyć wirtualne i współdzielone tablice zadań, tzn. Kanban (np. rejestr wszystkich zadań w projekcie, zadania do wykonania w danym okresie, zadania realizowane, zadania wykonane). SCRUM i Trello umożliwiają efektywne zarządzanie złożonymi projektami realizowanymi przez zespół stacjonarny, jak i rozproszony.

Powyższe praktyki w biznesie są zakorzenione już głęboko i ciągle się rozwijają. Znakiem rozpoznawczym rozwijających się organizacji pozarządowych jest to, że czerpią najlepsze praktyki z innych sektorów i dostosowują je do swoich realiów.

Piotr Dominiak

Autor jest członkiem zarządu Centrum Rozwoju Inicjatyw Społecznych CRIS